De fleste IT organisasjoner har ikke budsjetter eller regnskaper som knytter tjenester, applikasjoner og infrastruktur direkte til hverandre. Dette gjør det vanskelig å spore hvordan de enkelte elementer finansieres. Ved å gjennomføre en økonomisk analyse av IT vil man få oversikt over dette og dermed kunne redusere kostnadene.
IT organisasjoner har en portefølje av tjenester, applikasjoner og infrastruktur som de leverer til en eller flere interne eller eksterne kunder. Avhengig av om IT er «intern leverandør» til forretningen i samme virksomhet, eller en leverandør i det åpne markedet, eller en kombinasjon, så er det et klart behov for å sikre at høyest mulig kvalitet og ytelse produseres og leveres til lavest mulig pris.
De fleste IT organisasjoner har ikke budsjetter eller regnskaper som knytter tjenester, applikasjoner og infrastruktur direkte til hverandre. Dette gjør det vanskelig å spore hvordan de enkelte elementer finansieres. Hvis IT da blir bedt om å redusere kostnadene, er det vanskelig å vite hvor man skal begynne – eller om det overhodet er noe å spare med mindre forretningen endrer sitt etterspørselsmønster.
Ved gjennomføring av en økonomisk analyse for IT, arbeider vi etter nedenstående modell. For hvert trinn i prosjektet gjennomføres det workshops med kunden, som sikrer at vi har tilstrekkelig informasjon og forståelse. Dette bidrar også til at kunden er med på prioritering av oppgaver, og beslutninger om hvor man skal fokusere for å øke informasjonskvaliteten.
Leveransenettverk
En økonomisk analyse av IT begynner med en gjennomgang av relasjoner mellom IT og andre enheter – interne og eksterne. Dette danner et «leveransenettverk» av underleverandører for både varer og tjenester. I tilknytning til leveransenettverket vil man også vurder de kontrakter som det leveres i henhold til. Uansett om disse er mer eller mindre uformelle interne avtaler, eller juridisk bindende kontrakter med eksterne leverandører eller kunder. For hver kontrakt trenger man så å se på hvilke krav det leveres i henhold til, både kvantitet og kvalitet. Man må også se på hvordan dette måles.
Det er sjelden en analyse av leveransenettverket ikke konkluderer med at det er behov for forbedring på en del punkter. Det må da settes i gang tiltak for å gjennomføre dette, basert på en prioritering. Denne kan bygge på hvor alvorlige feil som er oppdaget, eller hvor kritiske leveransene er. Eller den kan rett og slett bygge på hva som er enkelt å få til, og hva som er vanskelig. «Low hanging fruit» kan ofte være det første man gjør noe med.
Tjenesteanalyse
De forskjellige varer og tjenester som en IT organisasjon kjøper inn er med på å bygge opp de tjenester som IT organisasjonen leverer til sine kunder eller sluttbrukere. Som oftest er det to hovedtyper av tjenester – applikasjoner som benyttes av sluttbrukerne og prosjekt- eller konsulenttjenester. Prosjekt- og konsulenttjenestene er stort sett enkle å kartlegge. De er gjerne veldefinert i form av timeverk eller kroner. Men applikasjonstjenestene – fra enkle kontorprogrammer til avanserte ERP- eller CRM-systemer – krever ofte en større gjennomgang.
For analyse av applikasjonsbaserte tjenester trenger man en konfigurasjonsdatabase eller «CMDB». Denne kan vise sammenhengen mellom infrastruktur, programvare og tjenester fra underleverandører som til sammen «produserer» tjenesten som IT organisasjonen leverer. En fullt funksjonell CMDB er dynamisk og tilpasser seg kontinuerlig den dynamiske virkeligheten som de fleste operative IT-miljøer utgjør. For en økonomisk analyse må vi i stedet jobbe basert på en gitt tidsperiode. Kvartal eller år er det vanligste. Vi trenger derfor det «gjennomsnittlige» CMDB-innholdet for perioden. Det er det mange som ikke har. Dermed må dette gjerne estimeres ut fra kjente endringer i løpet av perioden og et «øyeblikksbilde» av hvordan tilstanden er i dag.
En typisk konklusjon ved en tjenesteanalyse er at det er en del informasjon som mangler, eller er av dårlig kvalitet. Vi må derfor estimere, og samtidig sette i gang arbeid med å komplettere informasjonsgrunnlaget, dersom vi tror at det er mulig å oppnå en vesentlig høyere kvalitet på analysen.
Benchmarking – sammenligning med andre
De fleste av oss ønsker gjerne å være bedre – eller, i det minste, ikke verre – enn noen det er relevant å sammenligne seg med. Ett avsluttende trinn i en økonomisk analyse av IT vil ofte være en slik sammenligning. Denne kan være med konkrete data fra andre organisasjoner, eller f.eks. å sammenligne med tjenester som har offentlig kjente priser. Det er viktig ved slike sammenligninger at man har et felles grunnlag for dette. Det er viktig å sammenligne basert på det volum man har og den kvalitet man leverer på. Høy kvalitet og lavt volum betyr veldig ofte en meget høy pris, mens det kan være veldig billig å levere et høyt volum med lav kvalitet.
Manag-E har rådgivere som kan dette
Manag-E har flere senior rådgivere med lang fartstid i IT-bransjen, og erfaring både fra kunde- og leverandørsiden. Manag-Es daglige leder har dessuten over tre års erfaring som benchmarking konsulent i Gartner, og kan trekke på den erfaring, selv om Manag-E ikke har tilgang til Gartner database av økonomiske data fra hele verden. Men ettersom det i stadig større grad er skybaserte tjenester man ønsker å sammenligne seg med, er det enkelt å innhente relevante priser med tilhørende krav til kvalitet og volum.
For mer informasjon om økonomisk analyse for IT, kontakt salg@managenordic.no.
Du er kanskje også interessert i:
