Personvernerklæring
Hvem vi er
Dette nettstedet tilhører Manag-E Nordic AS med datterselskapet Manag-E Sverige AB. Våre nettstedsadresser er: http://managenordic.no og https://managenordic.se.
Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Manag-E samler inn og bruker personopplysninger.
Manag-E Nordic AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt.
Hvilke personopplysninger vi samler inn og hvorfor vi samler de inn
Nettstatistikk
Manag-E samler inn anonymiserte opplysninger om besøkende til nettsidene som Manag-E driver. Formålet med dette er å se om brukere finner den informasjonen de er ute etter, hva slags informasjon som brukerne søker. Dette brukes til å forbedre nettsidene og som grunnlag for statistikk.
Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk.
Informasjonskapsler
Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. («Google»). Google Analytics bruker cookies for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. Informasjonen som genereres av en slik cookie ved bruk av det aktuelle nettstedet, inkludert din IP-adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA. Google bruker denne informasjonen for å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteter på nettstedet for eieren av nettstedet, samt for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettstedet og bruk av Internett.
Google kan også overføre denne informasjonen til tredjeparter hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google. Google vil ikke koble din IP-adresse med annen informasjon Google har.
Våre nettsider bruker Google Analytics for å analysere bruken av nettsidene. Vi får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.
Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.
Kommentarer til artikler og innlegg
Når besøkende legger inn kommentarer på siden, lagres informasjonen gitt inn i kommentarskjemaet i tillegg til IP-adressen til den besøkende og den besøkendes nettleserversjon. Dette gjøres for å bidra til å unngå useriøse kommentarer.
En anonym tekststreng generert på grunnlag av e-postadressen din (også kalt en «hash») kan bli sendt til tjenesten Gravatar for å undersøke om du har en konto der. Personvernerklæringen til Gravatar ligger her: https://automattic.com/privacy/. Etter at kommentaren din er blitt godkjent, vil profilbildet ditt være synlig for hvem som helst i forbindelse med kommentaren din.
Innebygd innhold fra andre nettsteder
Artikler på denne siden kan inkludere innebygd innhold (f.eks. videoer, bilder, artikler osv.). Innebygd innhold fra andre nettsteder oppfører seg på nøyaktig samme måte som om den besøkende hadde besøkt nettstedet som det innebygde innholdet kommer fra.
Disse nettstedene kan samle inn opplysninger om deg, bruke informasjonskapsler eller bygge inn sporingssystemer fra en tredjepart og overvåke hva du gjør via dette innebygde innholdet. Dette omfatter også sporing av handlingene dine via det innebygde innholdet dersom du har en konto og er logget inn på nettstedet.
Nyhetsbrev
Manag-E sender ut nyhetsbrev inntil en gang pr måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. MailChimp er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Samtykket for å stå på denne listen gjelder for tre år. Etter dette vil vi be deg om et nytt samtykke.
Annen behandling av personinformasjon
Saksbehandling og arkiv
Manag-E benytter PipeDrive, Service Management Automation X (SMAX) og epost som saksbehandlingssystemer. Informasjon som sendes til Manag-Es mailadresser brukes til saksbehandling. Det er frivillig å sende inn personopplysninger ved slike henvendelser. Epostadressene lagres og brukes kun til å besvare henvendelsen. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger i den utstrekning de skulle forekomme. Manag-E ber aldri om slik informasjon.
E-post og telefon
Manag-E benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Den enkelte ansatte har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger som kommer i eposter og telefonsamtaler.
Manag-E benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i epostkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene etter en måned, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Det gjøres oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Det oppfordres derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Opplysninger om ansatte
Manag-E behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Daglig leder har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Dessuten registreres det opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemene. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Manag-Es nettsider.
Alle stillingssøknader med vedlegg blir behandlet og lagret til ansettelsesprossessen er avsluttet. Disse blir da makulert.
Logging i IT fagsystemer
Manag-E har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.
Hvem vi deler dine opplysninger med
Informasjon fra brukere blir ikke delt med noen andre organisasjoner, men statstikk om bruk av sidene kan deles eller publiseres. Henvendelser via support@managenordic og via SMAX kan bli delt med relevant leverandør av programvare eller tjenester.
Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger om deg
Hvis du legger igjen en kommentar, blir kommentaren og informasjon om kommentaren lagret på ubestemt tid. Dette er for at vi kan gjenkjenne oppfølgingskommentarer og godkjenne dem automatisk i stedet for å legge dem i en kø der de må godkjennes manuelt av en redaktør.
For brukere som registrerer seg på dette nettstedet (dersom denne muligheten eksisterer), lagres det også personopplysninger som de oppgir i brukerprofilen sin. Alle brukere kan se, redigere og slette sine egne personopplysninger når som helst (bortsett fra brukernavn). Nettstedets administratorer kan også se og redigere denne informasjonen.
Rettighetene dine når det gjelder opplysninger vi har om deg
Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i Manag-E.
Dette innebærer rett til å vite hvor lenge personopplysningene vil bli lagret, hvis dette ikke er mulig, skal det gis informasjon om kriteriene som brukes for å fastsette dette tidsrommet
Den registrerte har følgende rettigheter:
- innsyn i personopplysninger registrert om seg selv
- korrigering av personopplysninger om seg selv
- sletting av personopplysninger om seg selv
- begrensning av behandlingen som gjelder seg selv
- innsigelsesrett (rett til å protestere på behandlingen)
- å få ta med seg personopplysninger om seg selv (dataportabilitet)
Den registrerte har retten til når som helst å trekke tilbake samtykke.
Den registrerte har retten til å klage til en tilsynsmyndighet.
Den registrerte har om det foreligger et lovfestet eller avtalefestet krav om å gi personopplysninger eller et krav som er nødvendig for å inngå en avtale, samt om den registrerte har plikt til å gi personopplysningene og om mulige konsekvenser dersom vedkommende ikke gjør det.
Den registrerte har om det treffes automatiserte avgjørelser inkludert profilering, basert på de innhentede opplysningene, i så fall skal det gis informasjon om den underliggende logikken bak de automatiserte avgjørelsene, samt forventede konsekvenser for de registrerte.
Dersom den behandlingsansvarlige har planer om å behandle personopplysningene til et annet formål enn det opplysningene opprinnelig ble samlet inn for, skal de registrerte ha informasjon om dette. Da må informasjonen til den registrerte oppdateres. Det skal da gis informasjon om det nye formålet og annen relevant informasjon for eksempel om og hvordan man kan protestere på behandlingen til det nye formålet eller om man er forpliktet til å akseptere behandlingen. Det er ikke nødvendig å gi ovennevnte informasjon dersom den registrerte har informasjonen fra før.
Kontaktinformasjon for ansvarlig
Det overordnete ansvaret for dette nettstedet og all infomasjon som forefinnes her ligger hos daglig leder i Manag-E Nordic AS, Rolf Frydenberg (tlf. 90127992, e-post rolf.frydenberg@managenordic.no).