Saken ble opprinnelig publisert på Digi.no av Martin Braathen Røise, 28. november 2023.
I kamp med The Cloud People og Inlead var det Manag-E med 20 ansatte som hentet hjem kontrakten med Rogalands-kommunen.
Det lille IT-selskapet med 20 ansatte har nettopp hentet en millionkontrakt med Stavanger kommune. Daglig leder Rolf Frydenberg tror selskapets nitidige anbudsflikking har vært med på å tippe vektskåla i deres favør.
– Vi er gode på å beskrive systemene våre med tekst og bilder, og viser hvordan ting fungerer. Når kommunen ber om en demo av løsningen, skreddersyr vi den slik at den passer med sluttbrukernes hverdag. Vi hentet hjem kontrakten selv om vi ikke var billigst på pris, sier Frydenberg.
200 kravspesifikasjoner
Etter å ha jobbet med kommunens mer enn 200 kravspesifikasjoner i lengre tid, ble det klart at Manag-E hentet hjem kontrakten på nytt saksbehandlingssystem.
Kontrakten går over fire år og er verdt totalt seks millioner kroner.
Asker-selskapet selger en skytjeneste som driftes fra eget datasenter i Oslo. Det er det kanadiske selskapet Opentext som står bak IT-løsningen.
Saksbehandlingssystemet kan brukes blant annet brukes til å registrere brukerstøttehenvendelse eller ressursplanlegging internt. Stavanger kommune har vært opptatt av å effektivisere egen intern brukerstøtte på IT-avdelingen.
Rolf Frydenberg er daglig leder i Manag-E. Han er glad for at de har hentet nok en offentlig kunde til datasenteret i Oslo. Foto: Manag-E
KI og automatisering
Frydenberg sier at IT-systemet er godt rigget for automatisert saksbehandling.
– Med helautomatisering kan vi sørge for at flere og flere av henvendelsene til IT-avdelingen håndteres uten at mennesker tar i dem, sier han.
Det lille selskapet med hovedkontor i Asker har rundt 20 ansatte, og har flere store kunder på samvittigheten. Blant annet malingselskapet Jotun og Oslo kommune.
– Stavanger kommune la mye vekt på kvaliteten i løsningene vi tilbyr. Vi var bare i midtsjiktet på pris, men vant allikevel konkurransen. Å være gode hva vi viser frem, og hva vi kan tilby er derfor svært viktig. Vi brukte rundt to månedsverk på å skreddersy tilbudet til deres behov, sier Frydenberg.
IT-sjef Stein Ivar Rødland i Stavanger kommune sier til Digi at de kjenner til Manage E fra før. Alt har ikke bare vært fryd og gammen. Selskapet har hatt problemer å stille med ressurser når det tidligere lokalt driftede systemet har sviktet: – Men vi har tiltro at de skal løse dette bedre nå når systemet kjøres fra eget datasenter, sier Rødland. Foto: Stavanger kommune
Dobbelt så høy pris
IT-sjef Stein Ivar Rødland sier at tilbudet fra The Cloud People var dobbelt så høyt som de andre. Inlead og Manag-E var jevnere på pris, men førstnevnte ville ha tre ganger så høye implementeringsutgifter som askerleverandøren. At kommunen også har erfaringer med Manag-E fra tidligere og deres løsning telte også positivt, sier han.
– Løsningen de tilbyr gjør at vi kan følge opp brukerne i Stavanger og gir oss god statistikk på hvordan vi leverer. Vi kjenner også til leverandøren fra tidligere, og selv om det ikke bare har vært fryd og gammen, har vi tro på at de kan levere gode løsninger fremover.
– At løsningen nå leverer fra nettskyen, og ikke lokale servere gjør at det blir lettere for dem å følge oss opp som kunde, sier Rødland.
Kommunene er gode på anbudsutforming
Asker-selskapet mener at norske kommuner er svært modne når det kommer til innkjøp av saksbehandlingssystemet.
De vet hva de vil ha, og derfor har de ofte et godt grunnlag for å utarbeide en kravliste for fremtidens bruk.
Dagens løsning har kommunen driftet. Der har de hatt ansvaret for alle vedlikeholdskostnader, serverlisenser og oppgraderinger.
Når de nå får saksbehandlingssystemet levert direkte fra skyen, blir vedlikeholdet lettere og kommunens ansatte kan fokusere på å løse viktigere oppgaver. Manag-E sier at problemene kommunen tidligere har opplevd med dem som leverandør er et tilbakelagt kapittel.
– Produktet vi leverte tidligere var basert på eldre teknologi, og det har vært vanskelig å rekruttere og holde på personell med kompetanse. Arbeidstagere er opptatt av å jobbe med den nyeste teknologien, og det finner finner du i SaaS-applikasjonen.
– Når vi leverer fra nettskyen er det således enklere å håndtere et sentralt driftsteam, i stedet for at all assistanse utføres av konsulenter – som ofte kan være booket i prosjekter, og ikke tilgjengelige på kort varsel, sier Frydenberg.