Å betale for lagringsplass og tjenester i skyen som dere ikke bruker, er det samme som å kaste penger ut av vinduet. Mye penger. Det kalles skysvinn: Å betale titusenvis eller millioner av kroner i året mer enn bedriften trenger.
For en virksomhet som vil være med i kappløpet om kundene eller brukerne, handler det om å følge med i timen. I våre dager er det ofte ensbetydende med å … få utviklet en ny app. Helst i en feiende fart! Men det finnes gode grunner til å tenke seg om én gang til før apputviklingen får grønt lys.
Det mener Rolf Frydenberg i digitaliseringsselskapet Manag-E. Og det høres jo litt rart ut: Et IT-selskap som setter seg på bakbeina når det handler om utvikling?
– Du må utvikle, det er klart, sier han. – Men alt det du har utviklet skal ikke nødvendigvis fortsette. For tenk på det: Du fortsetter å betale for alt du ikke avvikler. Vedlikehold, serverplass i skyen, og så videre.
Det vanlige forløpet går noenlunde slik: En virksomhet driver med et utviklingsprosjekt. Når de skal teste det, kjøper de lagerplass i skyen. Etter testen, går de tilbake til arbeidsbordet – og lager en ny versjon av appen eller programmet. Deretter? Ny test.
– Til slutt sitter de i en situasjon der de kanskje har kommet fram til et endelig produkt, men samtidig lever fortsatt de gamle testmodellene. Hvis du ikke får avviklet det gamle, er det ofte slik at ingen faktisk legger merke til det. Det er ikke lenger slik at prosjekter står på en server som bråker i kjelleren. Alt skjer i skyen, og hvem har oversikten over kostnadene som løper? Dette kaller vi skysvinn. Når du betaler for gammel moro uten å være klar over det.
Økonomiavdelingen får fakturaer de tar for god fisk
Det at ingen tenker over at de gamle testversjonene fortsatt sviver rundt, får økonomiske konsekvenser. Men som Rolf Frydenberg påpeker, er det faktisk sjelden det blir oppdaget. For hvor kommer regningen? Vel, den kommer til virksomheten, men den havner neppe på utviklernes bord. Den blir sendt til økonomiavdelingen.
«Fakturaer er ikke lenger et papir noen skal kontere, men en strøm av transaksjoner. Hver for seg er de kanskje små, men totalkostnaden blir høy»
– ROLF FRYDENBERG, MANAG-E
– Økonomiavdelingen mangler innsikten som kreves for å skille de ulike prosjektene fra hverandre. De får en faktura og tenker «Ja, dette er sikkert både riktig og viktig» – og betaler. Fakturering i dag er noe som foregår elektronisk, og veldig mye er automatisert. Fakturaer er ikke lenger et papir noen skal kontere, men snarere en kontinuerlig strøm av transaksjoner. Hver for seg er de kanskje små, men totalkostnaden blir høy, sier Frydenberg.
I gamle dager ville behovet for å kjøpe lagringsplass sett slik ut: En investering i 500 000-kronersklassen. Et slikt beløp ville automatisk ha utløst diskusjoner om nødvendigheten av å bruke det.
– Men en tusenlapp om dagen? Det kan du fort bruke i dag, uten at det blir reist spørsmålstegn ved det. For det ser så lite ut i den store sammenhengen.
Skysvinn minner litt om et klassisk svindelnummer
– Det er som om vi mennesker ikke helt har gjort den digitale overgangen i hodene våre?
– Nei, dette har man brukt til svindel i mange tiår i IT-sammenheng. Et klassisk svindelnummer var en kar som jobbet i IT-avdelingen i en bank. Han jobbet med renteberegninger på kontoene. Det som ble igjen etter ørene, det ble overført som brøkdelsører til en egen konto. Alt det som ble rundet ned, var det ingen som merket. Det var så små beløp. Men når du ganget dem med en million konti og ganger det med en gang i måneden, da blir det faktisk penger av det.
Man kan gjøre et lite tankeeksperiment i privatøkonomien sin for å forstå konsekvensene av slike småbeløp som hele tiden får bein å gå på uten at du tenker over det.
– Bruker du alle de tjenestene du abonnerer på? Alt fra Spotify til Discovery til Netflix. Jeg er relativt sikker på at ganske mange av de som abonnerer på veldig mange slike tjenester kunne klart seg med færre. Samtidig betaler du det med kredittkortet ditt, som du ikke engang tenker over at du har, og det blir gjort elektronisk. Automatisk trukket rett fra kontoen din.
Skysvinn er med andre ord at virksomhetens «kredittkort» blir belastet med slike småbeløp.
– Det er lett å forstå at dette er mange små snøballer som til sammen blir et stort skred?
– Ja. Jeg tror mange har funnet ut at de kanskje har et lite problem her på privaten. Men de har neppe tenkt over at dette er ti eller hundre ganger verre i bedriften.
Derfor er det en ulempe at serveren ikke fyller halve kontoret
Å motvirke skysvinn handler om å ta kontrollen over livstidssyklusen til prosjekter som blir utviklet og tiltak som blir satt ut i livet. Løpende. Hele tiden.
– Ja, det er riktig. Vi må opprette, bruke – og avvikle. Men den siste fasen er det mange som bommer på, sier Rolf Frydenberg.
«Hvis du ba om en fysisk server i størrelsen XXXXXL, hadde noen nok spurt: «Trenger vi virkelig en så stor server?» Men i skyen er det uendelig med plass.»
– ROLF FRYDENBERG, MANAG-E
– Og når fakturaen kommer, er det lett å tenke at noen et eller annet sted i bedriften sikkert bruker denne tjenesten. Den andre siden av skysvinnet er at det er blitt vanskeligere å forstå forskjellen på en gigantisk server og en liten.
– Hvordan da?
– Skulle serveren stått på kontoret, hadde du merket tydelig forskjell på en server i størrelsen XS – og en server i størrelsen XXXXXL. Hvis det var sistnevnte du bestilte, hadde noen nok spurt: «Trenger vi virkelig en så stor server?» Men i skyen er det uendelig med plass.
Vel så utfordrende er kompleksiteten virksomheter har havnet midt oppi i den digitale hverdagen. For det er forskjell på mannen i gata som skal vurdere Netflix-abonnementet kontra Viaplay-abonnementet – og på en mellomstor bedrift som har et utall tjenester på kryss og tvers av mange avdelinger.
Om ett menneske skulle ha ryddet opp, ville jobben rett og slett vært svimlende. Uoverkommelig.
Moderne virksomheter trenger en digital vaktmester
Og den behøver ikke være et menneske. Faktisk er det gode grunner til at den ikke kan være et menneske.
Rolf Frydenberg og Manag-E har en løsning. De kaller den alt fra vaktmester til vaskekone til en liten PacMan. Offisielt heter det FinOps. Uansett navn, er funksjonen som følger: Den går inn i systemene og leter seg fram til alle de små taksametrene som går på tomgang.
Det er rett og slett snakk om en liten digital luring som går inn og sjekker det vi mennesker ikke har sjans til.
– Det den gjør, er at den henger seg på strømmen av kostnadsdata som kommer fra de ulike skyleverandørene. Det er en haug med transaksjoner som kommer dundrende inn daglig. FinOps setter dette sammen til en fornuftig oversikt. Så kan du sette alarmer. Og undersøke hvorfor i helvete gikk det egentlig så mye opp akkurat den måneden? Og ned neste? Og viktigere: Da kostnadene gikk ned, hvorfor la de seg på et høyere nivå enn tidligere?
På den måten går det an å spørre seg: Trenger vi dette? Burde det se sånn ut?
– Det er en hjelp til selvhjelp?
– Men så kan du også innføre begrensninger. For eksempel si at folk ikke kan be om kjempeservere, men bare mellomstore eller små. Da kan du holde kostnadene nede. Og justere fortløpende, følge opp bedre.
Vi kan ikke skru tiden tilbake til før skyen
Å skru tiden tilbake til brummende servere som støver ned i kjelleren, virker ikke hverken mulig eller ønskelig. Men finnes det noe alternativ til å ha et kobbel galopperende skyløsninger som det er vanskelig å holde styr på?
– Nei, men du kan se det på en annen måte. Hvis du skal leie kontorbygg, skal du da utvide bygget hver gang du ansetter noen – eller skal du se om du har et ledig lokale vedkommende kan sitte i? Det man gjør i skyen, er at mange bare bygger på et rom til. Uten å ta bort et gammelt. Egentlig er den viktigste biten å huske å avvikle det som ikke lenger brukes.
Et annet moment Rolf Frydenberg påpeker er skyleverandørenes spareprogrammer.
– De fleste skytjenester har såkalte spareprogrammer. Alt etter hvordan du bestiller en tjeneste, har det forskjellige kostnadselementer. Å bytte fra en abonnementstype til en annen, kan gjøre at du får ned prisen. Ganske betydelig.
«Når folk sitter med regninger på mange millioner kroner i året, og du kan spare opp mot 25-30 prosent på å motvirke skysvinn, da blir det fort snakk om veldig mye penger.»
– ROLF FRYDENBERG, MANAG-E
– Er dette noe den digitale vaktmesteren også foreslår?
– Ja, den henter inn prislistene hos leverandørene. Hva slags tjeneste har hvilke priser? Hvordan bruker du tjenesten? Det aller dyreste er å ha et dynamisk abonnement, der du kan justere bruken veldig elastisk. Det egner seg veldig godt til utvikling. Men i produksjon er det bedre å gå for et låst abonnement. Fleksibiliteten er noe du betaler for.
– Det er jo genialt at den går inn og vurderer dette?
– Ja. Den finner ut: Hva er det beste abonnementet for deg på akkurat denne tjenesten? Den analysen gjør systemet automatisk. Selvfølgelig har du valget mellom å tvinge gjennom slike spareplaner – eller at det må til et menneske for vurdering. Jeg ville tro at svært mange ville ønske en slik manuell godkjenning.
– I hvert fall utvikleravdelingen!
– Ja, hehe. Men du kan synliggjøre det for dem ved å si: Dere overforbruker for 100 000 kroner i måneden. Hvis vi blir enige om å innføre spareprogrammet, kan dere få 20 000 kroner i bonus. Hver måned. Da vil de kanskje bli overbevist.
Fra spøk til algoritme: Når en bedrift har skysvinn på flere titusen kroner hver eneste måned, er det gode grunner til å se nærmere på bruken.
– Når folk sitter med regninger på mange millioner kroner i året, og besparelsen kan være opp mot 25-30 prosent, da blir det potensielt veldig mye penger å spare.
– Mange virksomheter er blitt flinke til å omstille seg, men et eller annet sted har vi glemt at vi må holde oppsyn med det?
– Jo, det er et godt uttrykk. Vi trenger en oppsynsmann.
Har dere også skysvinn å bli kvitt? Ta kontakt:
Rolf Frydenberg, daglig leder i Manag-E Nordic AS:
rolf.frydenberg@managenordic.no | +47 901 27 992