Å holde styr på hvilke lisenser som er nødvendige, hva de koster og hvem som bruker dem, er blitt en nesten umenneskelig oppgave. Som også koster selskapet dyrt.
– Det er mange som tror at folkene deres er innlogget i et system hele dagen.
Det sier daglig leder Rolf Frydenberg i digitialiseringsselskapet Manag-E. Likefullt står det i mange kravspesifikasjoner at en virksomhet med 150 ansatte mener de trenger 150 lisenser. Altså én per snute.
Problemet? En slik løsning betyr innkjøp av lisenser som aldri vil bli brukt.
– Hvis du tenker deg at i en bedrift så er det noen hundre ulike applikasjoner, så sier det seg selv at folk ikke er innlogget i så mange på samme tid. Det samme gjør seg gjeldende selv om det bare er snakk om ti applikasjoner: Ingen bruker ti applikasjoner hele dagen, heller. Du gjør én ting om gangen.
Ergo er det en hel bråte navngitte lisenser som ligger ubrukte. Alternativet til slike named–lisenser heter concurrent-lisenser – og er kort fortalt en gruppelisens som kan brukes av flere på samme tid.
Mange virksomheter henger fast i tanken om at lisenser må være koblet til personlige brukere.
– ROLF FRYDENBERG, Manag-E
Forskjellen på navngitte og samtidige lisenser er at sistnevnte er fleksible og knyttet mer til organisasjonen enn personen.
– Men en som selger lisenser vil vel foretrekke å selge navngitte lisenser etter antallet ansatte?
– Ja. Selv om det hadde vært bedre for kunden å kjøpe samtidige lisenser. Mange virksomheter henger fast i tanken om at lisenser må være koblet til personlige brukere. “Vi har 150 ansatte, så vi trenger lisenser”. “Hvor mange?” “Jeg sa jo nettopp 150 ansatte, så vi trenger 150 lisenser!”. Men det er langt fra sannheten.
Navngitte lisenser er enklere å håndtere – en stund!
Én forklaring på hvorfor mange fortsatt etterspør navngitte lisenser, er ifølge Frydenberg at navngitte lisenser er mye enklere å holde styr på. Men det gjelder bare for småtasser. Så snart antallet brukere vokser, øker kompleksiteten betraktelig.
– Fem personer som skal ha fem lisenser, er ikke noe problem. Men hvis du har 100 brukere, vil noen være syke, noen vil ha langtidsfravær, noen er bortreist, noen nye kommer inn og noen blir sykmeldt. Har du navngitte lisenser blir det veldig fort veldig mye å ha oversikt over. Da må du ta en lisens fra én person og knytte den til en annen person.
– Hvordan løses dette?
– Vel, noen leverandører sier: “For at dette ikke skal være så vanskelig å administrere: Hvis du trenger 100, så kjøp 120”. De anbefaler altså folk å kjøpe flere lisenser enn de trenger. Greit triks for selgeren, kanskje ikke fullt så bra for kunden.
I en typisk organisasjon slutter cirka ti prosent hvert år. Har du 1000 lisenser betyr det at hundre av disse lisensene skal tas bort fra noen – og gis til noen andre. Å håndtere dette er veldig komplisert.
– ROLF FRYDENBERG, Manag-E
– En fiffig måte å selge 20 prosent mer?
– Hehe. Ja. Alle vil jo gjerne det. Men det som også blir et problem med store antall ansatte, er at du må tracke og holde styr på langsiktig fravær. Da må du ha vikar, som skal ha tilgang. Med sin egen ID. Og du har folk som slutter. I en typisk organisasjon slutter cirka ti prosent hvert år. Har du 1000 lisenser betyr det at hundre av disse lisensene skal tas bort fra noen – og gis til noen andre. Å håndtere disse lisensene blir veldig komplisert.
NAVNGITTE LISENSER: Manag-E monitorerer bruken av kundenes lisenser. Her er digitaliseringsselskapets oversikt over kundenes bruk av navngitte lisener, som tydelig forteller en historie om ganske lav faktisk bruk.
SAMTIDIGE LISENSER: Overvåkingen av bruken av samtidige lisenser viser hvor stor del av de tilgjengelige samtidige lisensene som Manag-E-kundene bruker. Når en kunde nærmer seg 100 prosent bruk, kan Manag-E varsle dem og gi dem råd om å utvide kapasiteten.
Samtidige lisenser betyr større fleksibilitet
Har man derimot kjøpt samtidige lisenser, har man kjøpt en balje med lisenser til bruk for hele gruppa, avdelingen eller arbeidsplassen. Da blir det plutselig ikke så farlig at noen er syke, noen blir borte noen måneder – eller det kommer tre-fire nye kollegaer.
– Du får en enklere administrasjon, det er én side av saken. Men la oss ta en kikk på hvordan vi faktisk jobber, de fleste av oss: Noen er i møter, noen kommer tidlig, noen kommer sent. Mange organisasjoner har skiftordninger. Har du en 24/7-organisasjon har du cirka seks ansatte per stilling. Men ingen av dem er på jobb samtidig. Derfor kan de egentlig dele én samtidig lisens!
– Men det å kjøpe en samtidig lisens er i utgangspunktet dyrere?
– Ja, det koster det dobbelte.
– Men hvis du ser på den praktiske bruken av lisenser, kan det fort tjene seg inn?
– Våre kunder ligger på tre-fem brukere som deler en samtidig lisens. Har du hundre slike lisenser, støtter det 300-500 brukere. Det blir en ganske stor innsparing.
Hvem burde egentlig ha navngitte lisenser?
Frydenberg sier at Manag-E anbefaler at de menneskene som sitter i førstelinja og tar imot henvendelser fra brukere, de burde ha en navngitt lisens. Det samme gjelder folk i stillinger som er nødt til å kunne komme inn i systemet når de må, og som ikke kan vente. De trenger en navngitt lisens.
– Alle andre kan akseptere at de fra tid til annen må vente litt på en ledig lisens før de kommer inn. Stort sett er det bare snakk om få minutter før de kommer inn.
Men hvem har styr på hvor lang ventetiden er? Det går jo ikke an at femten ansatte skal vente på å komme inn i arbeidsredskapene sine hver dag.
– Nei, og derfor monitorerer vi bruken av samtidige lisenser. Stort sett ligger kundene våre på langt under hundre prosent bruk av lisensene de har.
Det er jo forferdelig dumt hvis nye folk har vært på kurs og lært noe, og så kommer de ikke inn fordi det ikke er lisenser nok!
– ROLF FRYDENBERG, Manag-E
Rolf Frydenberg sier imidlertid at det er en trend at kunder legger beslag på større og større deler av de samtidige lisensene de har kjøpt. Fordi bruken overvåkes automatisk, går det an å bruke denne informasjonen til å komme med anbefalinger for fremtiden.
– Noen av de mer strukturerte kundene vi har er forutseende når det gjelder fremtidig bruk. For eksempel kan de vite at om en måned eller to, skal en ny avdeling tas inn i Service Management-systemet deres. Da vet vi på forhånd at de kommer til å trenge flere lisenser, og kan ta grep for å skape mer rom.
Før i tiden – før bruken av samtidige lisenser ble monitorert – var det ikke uvanlig at kundene ringte og klaget på at de ikke kom inn, og at det måtte være en feil i systemet.
– Vel, feilen var jo at de hadde kjøpt for få lisenser! ler Rolf Frydenberg.
– I dag kan vi være på forkant. Det gjør at vi kan si “Hør nå her, kunde, trenden forteller oss at om tre-fire uker, kommer dere til å nå taket”. Særlig der hvor en ny avdeling skal inn i systemet, er det stort press den første tiden. Det er jo forferdelig dumt hvis nye folk har vært på kurs og lært noe nytt, og så kommer de ikke inn fordi det ikke er lisenser nok!
Noen må unngå lisenskø for enhver pris
Alle brukere er like, men noen brukere er likere enn andre. Og da er det kanskje nødvendig at akkurat disse har navngitte lisenser, slik at de aldri havner i lisenskø.
Nei, vi snakker ikke om sjefen, selv om Rolf Frydenberg vedgår at det finnes sjefer som mener at de er så important at de må ha en navngitt lisens.
Det er en innebygd snillisme i systemet vi bruker. For at kunden ikke skal få melding om at det ikke er mer ledig kapasitet konstant.
– ROLF FRYDENBERG, Manag-E
– Hvis kunden vil sløse med pengene sine på den måten, skal jeg ikke nekte dem. Men det er ofte helt meningsløst. Ofte skal de bare ha en rapport én gang i uka, og de trenger kanskje ikke logge inn en gang, men får det tilsendt på mail! Men det er klart: Noen nøkkelpersoner må ha tilgang. Det finnes power-brukere som bør ha en personlig lisens så de alltid har prioritert tilgang.
– Samtidige lisenser høres mye bedre ut enn navngitte. Men hvordan skal en vanlig bedrift klare å finne ut av dette? Har de styr på lisensbruken sin?
– De fleste har ikke så god oversikt selv, sier Rolf Frydenberg. – Før vi begynte å monitorere dette nøye, var det mulig for kunden å hente ut et Excel-ark med en rapport over lisensbruk de siste tredve dagene. Men det var ikke mange som gjorde det. Det er ganske mange datapunkter. Det enkleste for kunden er at de får beskjed av systemet. Faktisk er de fleste systemene såpass vennlige at de tillater mer enn hundre prosents bruk.
– Å?
– Ja, det er en innebygd snillisme i systemet. For at brukerne ikke skal få meldingen om at det ikke er mer ledig kapasitet.
– Men den snillismen har vel en grense?
– Joda. Den ligger på ti prosent. Egentlig bør man handle før man kommer nær hundre prosent. For ellers ender du jo på sikt med brukere som ikke får tilgang. Vi har tidligere sett at kunder bevisst har brukt dette, og ikke klaget når de ikke har lisenser tilgjengelig.
– Det blir vanskelig å bortforklare når dere kommer med oversikten og grafene?
– Ja. De fleste er veldig glade for at vi holder øye med lisensbruken, så de kan være på forkant.
Hvilken lisens passer egentlig min virksomhet?
Når det kommer til lisensiering, er gode råd dyre. Ofte bokstavelig talt: Norske virksomheter bruker mye penger på lisenser de aldri bruker. Og enkelte selgere har ikke noe problem med det, fordi de kort sagt tjener gode penger på å selge slike navngitte lisenser.
Spørsmålet er: Hvordan burde en virksomhet se på lisenskjøp?
– Si du har 150 ansatte. Da må du se på hvilke jobber de faktisk gjør. Fem av de ansatte sitter i et system hele dagen. De burde få navngitt lisens. Men de 145 andre? De bruker kanskje 30 prosent av tiden sin i samme system. Da trenger de 45 samtidige lisenser, som koster det samme som 90 navngitte lisenser. Og vips, har de spart en tredjedel av budsjettet sitt!
Eller la oss doble antallet ansatte: Si du er en offentlig virksomhet som forventer at 15 prosent av saksbehandlerne vil være innlogget til enhver tid. Du har 300 saksbehandlere. Hvis du da kjøper 45 samtidige lisenser, dekker du alle de 300 saksbehandlere.
Joda, de 45 samtidige lisensene koster det samme som 90 navngitte, men om du ser på bruken, er det lett å se at du sparer to tredjedeler av kostnaden.
Vi må ta det et hakk lenger og se på hva folk faktisk gjør. Hvor mange timer i uka bruker de i systemet?
– ROLF FRYDENBERG, Manag-E
– Poenget er at vi må ta det et hakk lenger og se på hva folk faktisk gjør. Hvor mange timer i uka bruker de i systemet, etc. Stort sett er det sånn at jo flere ansatte, dess enklere blir det å bruke samtidige lisenser. Fordi du dekker inn alle som er syke, på kurs, bortreist, i svangerskapspermisjon, etc.
– For bedrifter som har skiftarbeidere må samtidige lisenser være drømmen?
– Ja, særlig for virksomheter som for eksempel har avdelinger i andre land og tidssoner. Folk som ikke jobber samtidig, kan jo utmerket godt dele lisens. Tar du helsevesenet, ser du det samme. Det er folk på jobb i helsevesenet døgnet rundt, uka rundt. Men de gjør sjelden det samme samtidig.
Pandemien har gjort samtidige lisenser enda viktigere
Også på helt vanlige arbeidsplasser har samtidige lisenser vist seg å ha fortrinn. Særlig har dette blitt tydelig i kjølvannet av pandemien som la kontorlandskaper øde over det ganske land. På kort tid ble arbeidsstasjoner byttet ut med sofaer, balkonger og hjemmekontorer.
– Før pandemien var det kanskje strenge regler for når du skulle møte på jobb, og når du var ferdig. Det er veldig få som har det sånn nå. Men hjemmekontor er ikke bare at du jobber hjemmefra i stedet for på kontoret. Det er også at du jobber til andre tider. På kvelden, etter at ungene er lagt, har du kanskje fred og ro til å jobbe. Bruksmønstre for applikasjoner er blitt annerledes enn det var før pandemien. Og da blir samtidige lisenser enda mer effektive enn de har vært før.
– Er lisensspørsmålet helt overordnet sett et oversett spørsmål hos norske virksomheter?
– Ja. Helt til de ser forskjellen demonstrert! Da er det ikke vanskelig å forstå at det er viktig, sier Rolf Frydenberg.
– Noen skriver i kravlistene sine at de skal ha navngitte lisenser, fordi de ikke vet bedre. Andre er veldig oppmerksomme på samtidige lisenser og er tydelige på at de vil ha det. De beste systemene har egentlig en tredje mulighet: Å kombinere de to. I vårt SMAX-system kan du også konvertere mellom navngitte og samtidige. Monitoreringen av den reelle bruken gjør det lett å se hva som passer best.
Har du spørsmål om lisenser? Eller vil du lese mer om smart bruk av lisenser?
Tjenesteflyt-systemet SMAX har alle moduler inkludert i én lisens. Uansett hvor smart systemet blir med oppdateringer i fremtiden, er du allerede ajour. Vi kan svare på spørsmål du har om virksomhetens lisenser. Nå – og fremover.